يصل التعميم بصيغة PDF وهو يحتاج إلى بعض التعديل، ويُنزَّل كشف الدرجات من التطبيق بصيغة PDF فقط مع أنه يحتاج إلى إعادة الحساب في Excel، وتلتقط صفحات الوثائق بكاميرا الهاتف ثم يلزم جمعها في ملف PDF واحد لإرسالها إلى مكتب وزارة الشؤون الدينية. مهام كهذه يواجهها معلمو المدارس والمعاهد وموظفوها كل أسبوع تقريبًا.
وعادة ما نفتح موقعًا مجانيًا لتحويل ملفات PDF، فنرفع الوثيقة وننتظر النتيجة. الطريقة سهلة، لكنها تترك سؤالًا معلقًا: إلى أين تذهب وثائقنا؟ فكشوف الدرجات والرسائل الموقَّعة وبيانات الطلاب أمانة لا ينبغي أن تستقر في خوادم لا نعرفها.
لذلك أضاف SIPANDAI، نظام معلومات الطلاب في معهد إبراهيم لتحفيظ القرآن، قائمة تحويل PDF. فهي تحوّل من PDF إلى Word وExcel وJPG وPNG وPowerPoint، وبالعكس من Word وExcel وJPG وPNG وPowerPoint إلى PDF، بدقة تصل إلى 300 نقطة في البوصة. والأهم أن الملفات تُعالَج على الهاتف أو الحاسوب نفسه ولا تُرفع إلى الخادم.
تحويل PDF في الاتجاهين داخل SIPANDAI: عشرة أنواع في قائمة واحدة.
عشرة أنواع من التحويل في قائمة واحدة
تنقسم قائمة الأدوات ← تحويل PDF إلى مجموعتين.
من PDF
- PDF إلى Word: بخيارين للناتج، مطابق للأصل تمامًا أو نص قابل للتحرير.
- PDF إلى JPG وPDF إلى PNG: تصبح كل صفحة صورة بدقة تصل إلى 300 نقطة، وتُجمع صفحات الملف المتعدد في ملف ZIP واحد.
- PDF إلى Excel: تُرتَّب النصوص والأرقام في صفوف وأعمدة، وتتحول الأرقام المكتوبة بالصيغة الإندونيسية مثل 1.250.000 أو 85,5 إلى أرقام قابلة للحساب.
- PDF إلى PPTX: تصبح كل صفحة شريحة، وهو مناسب لعرض الوثائق في الاجتماعات.
إلى PDF
- Word إلى PDF: تُقسَّم الصفحات عند حدود الفقرات أو صفوف الجداول فلا ينقطع سطر في منتصفه.
- JPG إلى PDF وPNG إلى PDF: صور كثيرة دفعة واحدة، بالترتيب الذي تختارونه، على صفحات A4 أو بمقاس الصورة نفسها.
- Excel إلى PDF: مع خيار تكرار صف عناوين الجدول في كل صفحة.
- PPTX إلى PDF: تصبح كل شريحة صفحة.
خمسة تحويلات من PDF وخمسة تحويلات إلى PDF.
تحويل PDF إلى Word في ثلاث خطوات
هذا هو التحويل الأكثر طلبًا، وخطواته:
- سجّلوا الدخول إلى SIPANDAI، وافتحوا الأدوات ← تحويل PDF، ثم انقروا PDF إلى Word، واختاروا ملف PDF أو اسحبوه.
- اختاروا الجودة (يُنصح بدقة HD 200 نقطة) ونوع ناتج Word، ثم اضغطوا حوِّل الآن.
- انتظروا حتى تكتمل معالجة الصفحات، ثم اضغطوا تنزيل، فيُحفظ ملف .docx في مجلد التنزيلات.
اختيار الملف، ثم التحويل، ثم التنزيل.
مطابق للأصل أم نص قابل للتحرير؟
هذا الاختيار هو ما يميّز القائمة عن كثير من أدوات التحويل الأخرى، فاختاروا ما يناسب حاجتكم:
- مطابق للأصل تمامًا. التنسيق والصور والتوقيعات والأختام مطابقة لملف PDF، وتُوضع كل صفحة في Word صورةً عالية الدقة. وهو الخيار الأنسب للأرشيف والرسائل الموقَّعة وملفات PDF الممسوحة ضوئيًا.
- نص قابل للتحرير. يمكن تعديل النصوص والخط العريض والمائل، وتحتفظ الجداول البسيطة بترتيبها. وهو الأنسب لتعديل الرسائل أو نسخ النصوص، وقد يتزحزح التنسيق المعقد فتلزم مراجعة الناتج.
خيارا تحويل PDF إلى Word مع مزايا كل منهما وحدوده.
وتذكّروا أن ملفات PDF الممسوحة أو المصوَّرة لا تحتوي نصًا بل صورًا فقط، فاستخدموا معها خيار مطابق للأصل. وإذا استُخدم خيار النص مع صفحة ممسوحة أضاف SIPANDAI ملاحظة في تلك الصفحة توضّح السبب.
PDF إلى Excel لكشوف الدرجات وقوائم الحضور
كثير من تطبيقات المدارس لا يتيح إلا تنزيل PDF. ومع PDF إلى Excel يُعاد بناء جداول الملف صفوفًا وأعمدة، ويمكن وضع الصفحات كلها في ورقة واحدة أو كل صفحة في ورقة. وتُعرَف الدرجات وأعداد الحضور والمبالغ بالروبية أرقامًا، فيمكن جمعها أو حساب متوسطها مباشرة.
ويعمل هذا التحويل على أفضل وجه مع ملفات PDF المنشأة مباشرة من التطبيقات (لا الممسوحة)، مثل كشوف الدرجات وقوائم الحضور والتقارير المالية.
جمع صور الوثائق في ملف PDF واحد
يكثر الاحتياج إلى ذلك عند تقديم الملفات: صور بطاقة العائلة وشهادة الميلاد والشهادات الدراسية أو صفحات الرسائل الملتقطة بكاميرا الهاتف. انقروا JPG إلى PDF، واختاروا عدة صور معًا، ورتّبوها بأزرار الأسهم، ثم اختاروا مقاس الصفحة: A4 بهامش سنتيمتر واحد (جاهز للطباعة) أو مقاس الصورة نفسها. وتُدرج الصور دون إعادة ضغط فتبقى واضحة، وتُعدَّل صور الهاتف المائلة تلقائيًا لتصبح قائمة.
من Word وExcel وPowerPoint إلى PDF
- Word إلى PDF لملفات .docx، مع تقسيم منظم للصفحات لا يقطع الفقرات ولا صفوف الجداول.
- Excel إلى PDF لملفات .xlsx و.xls و.csv، وفعّلوا خيار تكرار صف العناوين في كل صفحة لتسهل قراءة الجداول الطويلة.
- PPTX إلى PDF للعروض التقديمية، وإن تعذّرت قراءة الشرائح فاحفظوا الملف من جديد بصيغة .pptx من PowerPoint أو Google Slides.
أما ملفات Word وPowerPoint القديمة (.doc و.ppt) فيلزم حفظها أولًا بصيغة .docx أو .pptx.
أمثلة من العمل اليومي في المعهد والمدرسة
- شؤون الإدارة: يُحوَّل تعميم PDF من مكتب التعليم أو الوزارة إلى Word لتعديله، ثم يُعاد إلى PDF بعد توقيعه.
- رواد الفصول: يُحوَّل كشف الدرجات من التطبيق إلى Excel لحساب الترتيب أو متوسط الفصل.
- لجنة قبول الطلاب الجدد: تُجمع صور بطاقة العائلة وشهادة الميلاد والشهادة الدراسية المرسلة عبر واتساب في ملف PDF واحد لكل طالب.
- المشرفون والمعلمون: تُحوَّل مواد الدروس وجداول الأنشطة من Word إلى PDF ليظهر شكلها واحدًا في هواتف الطلاب وأولياء الأمور.
- القيادة ومجلس الخبراء: تُحوَّل تقارير PDF إلى PowerPoint لعرضها في اجتماعات التقييم.
- أمين الصندوق: تُحوَّل تقارير Excel إلى PDF مع تكرار صف العناوين في كل صفحة لتسهل مراجعتها.
آمن: الوثائق لا تغادر أجهزتكم
تجري عملية التحويل كلها في متصفح الهاتف أو الحاسوب، وتُحمَّل برامج التحويل من خادم SIPANDAI نفسه لا من مواقع تحويل خارجية. ولا تُرسَل الملفات التي تختارونها إلى أي مكان، بل يُحفظ الناتج مباشرة في مجلد التنزيلات على جهازكم.
تُعالَج الملفات على الجهاز نفسه ولا تُرفع إلى الخادم.
وبالنسبة إلى المعاهد والمدارس فالأمر أكبر من مجرد الراحة؛ فحفظ سرية كشوف الدرجات والرسائل وبيانات الطلاب جزء من الأمانة التي حمّلنا إياها أولياء الأمور حين ائتمنونا على أبنائهم.
نصائح للحصول على أفضل النتائج
- اختاروا دقة HD (200 نقطة) للاستعمال اليومي، وUltra HD (300 نقطة) لإعادة الطباعة.
- إذا ثقل الهاتف أو نفدت ذاكرته فاختاروا القياسية (150 نقطة) أو قسّموا الملف إلى أجزاء.
- لا تغلقوا الصفحة ولا تنتقلوا عنها حتى يظهر زر تنزيل، ولا سيما مع الملفات ذات العشرات من الصفحات.
- يجب فتح قفل ملفات PDF المحمية بكلمة مرور أولًا.
- قد تُستبدل الخطوط الخاصة غير الموجودة في الجهاز بخطوط مشابهة عند التحويل إلى PDF، فراجعوا الناتج قبل الطباعة أو الإرسال.
مَن يمكنه الاستخدام؟
قائمة الأدوات ← تحويل PDF متاحة لجميع حسابات المعلمين والموظفين والإدارة والمشرفين والقيادة ومجلس الخبراء في SIPANDAI. سجّلوا الدخول عبر santri.ibrahim.or.id (دخول المعلمين والمشرفين والموظفين) ثم افتحوا قائمة الأدوات. وتعمل القائمة على الهاتف والحاسوب دون تثبيت أي تطبيق إضافي.
نزّلوا دليل تحويل PDF
يشرح دليل مصوَّر من 11 صفحة أنواع التحويل العشرة، ومعنى كل إعداد للجودة، ونصائح لملفات PDF الممسوحة، وحلول المشكلات الشائعة. ويمكن قراءته على الهاتف أو طباعته أو مشاركته مع الزملاء، وهو مكتوب باللغة الإندونيسية.
دليل تحويل PDF متاح مجانًا في صفحة التنزيلات.
نزّلوه من ibrahim.or.id/download ضمن أدلة SIPANDAI (Panduan SIPANDAI Guru & Pembina)، وفي الصفحة نفسها دليل تحرير الصور واستوديو الطبقات.
أسئلة شائعة
هل تحويل PDF في SIPANDAI مجاني؟
نعم، فالقائمة جزء من SIPANDAI ويستخدمها جميع معلمي معهد إبراهيم وموظفيه دون اشتراك.
هل تُرفع وثائقي إلى الإنترنت؟
لا. تُعالَج الوثائق على جهازكم ويُحفظ الناتج مباشرة في مجلد التنزيلات.
لماذا لا أستطيع الكتابة في ناتج تحويل PDF إلى Word؟
الأرجح أنكم اخترتم مطابق للأصل، أو أن الملف ممسوح ضوئيًا. اختاروا نص قابل للتحرير للملفات التي تحتوي نصًا حقيقيًا.
هل تعمل على الهاتف؟
نعم، فكل التحويلات تجري في متصفح الهاتف، والحاسوب أسرع مع الملفات الكبيرة.
ما الملفات المدعومة؟
PDF، وWord (.docx)، وExcel (.xlsx و.xls و.csv)، وPowerPoint (.pptx)، وJPG، وPNG.
خاتمة
بقائمة تحويل PDF صار العمل الإداري الذي كان يحتاج إلى عدة تطبيقات ومواقع يُنجَز في مكان واحد، دون تسليم الوثائق لأحد. وإن واجهتم مشكلة أو كان لديكم اقتراح فأبلغوا مسؤول SIPANDAI.
ولأولياء الأمور الباحثين عن معهد لتحفيظ القرآن في سيدراب يتّسم بإدارة منظمة وشفافة، تجدون معلومات قبول الطلاب الجدد في معهد إبراهيم في صفحة التسجيل.
